Seuratiedote, kesäkuu 2018

Kesäkuun seuratiedote on tuhti lukupaketti, jossa käsitellään erityisesti seurojen toiminnan kannalta tärkeitä uudistuksia. Näihin kuuluu muun muassa kisa-anomusten teko, tulostarkistuksen lopettaminen SAGIn toimistolla ja henkilöstömuutokset toimistolla

Kisa-anomuksia voi tehdä

Kisa-anomuksia vuosille 2019 ja eteenpäin voi tehdä nyt uudessa KITUssa. Vanhasta järjestelmästä ei siirretä mahdollisesti jo tehtyjä kisavarauksia tai -anomuksia.

Ohje kisa-anomusten tekemiseen löytyy KITUn käyttöohjeista osoitteesta http://bit.ly/ohje_kitu

Agilityn yhteyshenkilön ja laskutushenkilön postiosoite

Pyydämme seuroja päivittämään yhteystietonsa ajan tasalle. Erityisesti laskutus- ja agility-yhteyshenkilön osoitetietoja puuttuu.

Putkeen-lehti lähetetään perinteisesti agility-yhteyshenkilölle postissa. Jos kyseiseen toimenkuvaan ei ole kirjattu postiosoitetta, emme voi lähettää lehtiä seuralle. Seuraava numero ilmestyy kesäkuun lopussa. Emme toimita korvaavia kappaleita jälkikäteen.

Ohje yhteystietojen päivittämiseen löytyy KITUn käyttöohjeista osoitteesta http://bit.ly/ohje_kitu

Tulostarkistus loppuu toimistolla

Muuttuvien henkilöresurssien vuoksi paperisten tulosten tarkistus ja ristiinvertaaminen sähköisiin tuloksiin toimistolla lopetetaan 15.6.2018 alkaen.

15.6.2018 alkaen seurat lähettävät postitse

  • kilpailunjärjestäjän ja tuomarin raportit
  • raportin kilpailuissa annetuista väliaikaisista mittaustodistuksista
  • kokoluokan uudelleenmäärittämisen raportit
  • mahdolliset muut asiakirjat (esim. ilmoitus erimielisyydestä)

Dokumentit löytyvät nettisivuiltamme materiaalipankista.

Paperisia tuloslistoja eli ns. pöytäkirjoja ei enää lähetetä. Seuran tulee säilyttää itsellään niistä paperinen versio mahdollisimman pitkään, mutta vähintään 5 vuotta. Paperisissa tuloksissa tulee olla vastaavan koetoimitsijan ja tuomarin allekirjoitukset.

Tulosten oikeellisuuden selvitysvastuu on seuroilla.

Yleisimmät virheet lähetetyissä tuloksissa ovat liittyneet virheellisesti merkittyihin tai merkitsemättä jätettyihin LUVA/OIVA/PAVA/SERT/SERT-H merkintöihin sekä sähköisistä tuloksista kokonaan pois jätettyihin koirakoihin.

Ohje D.4. tulosten lähetykseen on parhaillaan taitossa ja julkaistaan lähiaikoina.

Tulosten lähetysprosessi:

  1. VKT tarkistaa paperiset pöytäkirjat ja sähköiset tulokset, sekä vertaa niitä keskenään
  2. VKT ja tuomari allekirjoittavat pöytäkirjat, seura säilyttää pöytäkirjoja vähintään viisi (5) vuotta
  3. Seura lähettää sähköiset tulokset KITUun
  4. Seura lukitsee lähetyksen KITUssa, kun on varma tulosten oikeellisuudesta
  5. Tämä on tuloslähetyksen tullut uusi ominaisuus, johon löytyy ohjeistus KITUn käyttöohjeista
  6. Vain raportit SAGIn toimistolle

Tulosten lähetysprosessi on myös esitetty kaaviolla, joka on tämän tiedotteen liitteenä.

Kisaajan velvollisuus:

  1. Tarkistaa omat tulokset kisapaikalla esim. tuloslistoista sekä kisakirjan merkinnät (tulos, sijoitus, LUVA/OIVA/PAVA/SERT/SERT-H merkinnät, tuomarin allekirjoitus)
  2. Muutospyynnöt JÄRJESTÄVÄLLE SEURALLE yhden (1) viikon sisällä kilpailun pitämisestä

Muutoksia SAGIn toimistossa ja poikkeuksia aukioloissa

Toimistosihteeri Jemina Immonen siirtyy uusiin tehtäviin 1.7. alkaen. Kiitämme Jeminaa työstä SAGIn hyväksi ja toivotamme onnea uusiin haasteisiin!

Muuttuneiden henkilöstöresurssien, sekä toimiston lomien vuoksi voi sähköposteihin, puheluihin ja tekstiviesteihin vastaamisessa olla loppuvuoden ajan viiveitä.

Ylimääräinen kokous

Suomen Agilityliiton hallitus on päättänyt kutsua koolle ylimääräisen liiton kokouksen 2.7.18 klo 18.00. Kokous pidetään Sporttitalossa, os. Valimotie 10, 00380 Helsinki.

Kokoukseen on mahdollista osallistua myös etäyhteyden kautta.

Liiton ylimääräisessä kokouksessa käsitellään liiton talouden sopeuttamistoimet vuodelle 2018, ja niiden vaikutukset kuluvan vuoden toimintasuunnitelmaan ja budjettiin, sekä erityistilintarkastuksesta saadut tarjoukset. Kilpailu- ja tulosjärjestelmä KITU-hankkeen päätöksentekoprosessi tullaan avaamaan kokouksessa. Materiaali lähetetään esityslistan yhteydessä.

Kokouskutsu ja ilmoittautumistiedot löytyvät kokonaisuudessaan nettisivuiltamme.

Tulokset Kennelliittoon

Kennelliittoon on mennyt pieni erä tämän vuoden tuloksia ja jotkin tuloksista näkyvät Jalostustietojärjestelmässä väärin - esimerkiksi medi3 koirien tulokset näkyvät medi2 tuloksina ja LUVA/OIVA/PAVA/SERT/SERT-H maininnat puuttuvat. Vika on tiedossa ja se korjataan. Lähetämme kaikki alkuvuoden tulokset Kennelliittoon kun korjaus rajapinnassa on tehty.

Takaisin